Típico: tienes mil cosas que hacer hoy y, como siempre, no sabes por dónde comenzar. ¡Organízate con eficacia! No es un consejo, es un método de organización y te lo voy a explicar. Es taaan sencillo como suena.
Ya sabemos que nuestro cerebro es buenísimo para crear, pero no tanto para almacenar información. Y cuando esta se va acumulando en grandes cantidades nos lleva directo a un episodio de estrés o ansiedad.
El primer paso: BARRIDO MENTAL
Así como se lee, barreremos todos los pensamientos que están ahí dando vueltas. Absolutamente todo. Desde llamar al doctor para hacer una cita hasta el reporte importantísimo que hay que entregar el viernes.
Segundo paso: CLASIFICAR
Revisa todo aquello que acabas de anotar y hazte las siguientes preguntas:
¿Qué puedo hacer AHORA? Aplica la regla de los 2 minutos.
Si no tomará más de dos minutos realizarla, hazla ya.
Ejemplo: Responder un mail, pero ¡ojo! Que sea solo responderlo, porque si a esto se suma que necesitas saber una información que te tomará 15 minutos investigar, esto no aplica.
¿Qué elementos son de la misma área?
Ejemplo: puedes clasificar todo lo que tenga que ver con trabajo freelance, trabajo de la oficina, compras, tareas del hogar, etc.
¿Qué partes de tu lista no son tareas independientes y más bien son un proyecto? O sea, que necesiten de otras acciones para realizarse.
Ejemplo:
PROYECTO:
Entrega del reporte semestral
ACCIONES:
Pedir información por mail a Fulanita
Recabar los datos que me hacen falta de la web
Limpiar la presentación pasada para los nuevos datos
Hacer las tablas
Guardar la presentación
Enviarla por mail a Fulanito
Tercer paso: ORGANIZA
Suponiendo que ahora tus listas de trabajo clasificadas se vean algo como la lista anterior, es hora de organizarlas, básicamente saber cómo, cuándo y cómo las harás. Estas son las posibilidades:
Calendariza
Ponle fecha específica de cuándo debe estar terminada
Delega
¿Es posible que alguien más la haga? Asígnale esa responsabilidad a alguien más.
Plantea contexto
Identifica a qué area corresponden o qué necesitas para lograr una tarea, ¿estar o ir a algún lugar?
Cuarto paso: REALIZA
¡Después de haber depurado tu mente, dado forma a tus pendientes y organizarlos de manera estratégica, estás liste para ponerte a ello!
Recuerda que siempre será buena idea comenzar de manera analógica, escribiendo a mano conectando con tus pensamientos. En las últimas etapas puedes combinar lo mejor de los dos mundos y pedirle ayuda a Siri o Alexa para poner recordatorios o bloquear espacios de tu agenda del día.
Herramientas útiles para llevar a cabo este método de manera simplificada: